Locations für Kongresse, Ihre Tagung oder Convention

Mit diesen Tipps treffen Sie die richtige Wahl für Kongresse, Tagungen & Conventions

Die Wahl der richtigen Location und Partner bei der Umsetzung ist entscheidend für das Gelingen eines Events. Kriterien wie:

• Raumkapazitäten (evtl. teilbar)
• Bereiche für Pausen und Get-Together
• Technische Infrastruktur wie WLAN, Steckdosen, Audioausstattung,…
• Bühne, Podium, Bestuhlung,…
• Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
• Parkmöglichkeiten
• Lichtverhältnisse (kann abgedunkelt werden und gibt es Tageslicht)

sind nur einige der Punkte die Sie auf Ihrer Checkliste nicht vergessen sollten. Lassen Sie sich detaillierte Kapazitäten-Pläne und Referenzen bereits vor Angebotslegung zuschicken.
Manche Locations bieten auch zusätzliche Features wie Kameraausstattung (sehr sinnvoll für Live-Streams) oder völlig variable Raumkonzepte an.

Ein Team für alle Fälle – Konferenzen und Co. lassen sich schlecht alleine organisieren

Daher unser Tipp: Setzen Sie auf ein Team mit Erfahrung und versuchen Sie nicht alle Bälle selbst zu jonglieren! Es reicht schon die großen Meilensteine festzulegen und zu überprüfen ob wirklich Alles zeitgerecht abläuft. Wie bei jedem Projekt ist es zu Beginn wichtig ganz klar zu definieren wer wofür verantwortlich ist und auch wer Entscheidungen treffen darf.

Auf die Erfahrung Anderer setzen und sich die richtigen Partner suchen

Viele Top-Locations haben eigene Eventorganisatoren, die Sie bei Ihren Vorhaben unterstützen. Oder die Eventlocation verfügt über einen Pool an Event-Dienstleistern, in dem der ein oder andere für Sie eine hilfreiche Ergänzung ist. Somit profitieren Sie vom Zusammenspiel von Kongresslocation und Technik-Team oder einem Cateringunternehmen, das die Gegebenheiten vor Ort bereits kennt.

Die Profis der Veranstaltungslocation sehen es meist als Service und eine Investition in die Kundenzufriedenheit. Auch Eventagenturen und Convention-Büros sind oft hilfreiche Partner, die zwar Geld kosten aber dafür enorme interne Zeitressourcen sparen.

Trends und Ideen, die Ihre Veranstaltung außergewöhnlich machen

In den letzten Jahren haben sich die Veranstaltungsformate von Kongressen, Konferenzen und Tagungen weiterentwickelt. Vielleicht passt zu Ihrem Konzept ein interaktives Diskussionsformat wie zB die sg. Fishbowel oder Human Spectrogramm. Solche Ideen lockern jeden Konferenztag auf und bieten neue Perspektiven auf Problemstellungen und vermitteln Wissen auf sehr spannende Art und Weise.

Planen Sie keine reine Informationsveranstaltung und schaffen Sie Platz für regen Austausch

Zentrales Entscheidungskriterium für den Besuch eines Kongresses oder einer Tagung ist nicht nur der dort stattfindende Informationscharakter, sondern auch der Networking-Gedanke. Unser Tipp dazu, sind zB ein “Seat Swap”, bei dem die Gäste vor jedem Vortrag noch einmal die Plätze tauschen, oder Diskussionen im BarCamp-Format. Beim BarCamp geht es um reale Fragen und Probleme der Teilnehmer, die in kleinen Arbeitsgruppen diskutiert werden. Man nimmt nicht nur neues Wissen und andere Perspektiven mit nach Hause, sondern lernt die anderen Teilnehmer besser kennen.

Diese neuen Bekanntschaften lassen sich dann beim Rahmenprogramm, auch an der frischen Luft, weiter vertiefen. Exkursionen und Ausflüge sind kleine Highlights der einzelnen Kongress- oder Konferenztage. Bei mehrtägigen Veranstaltungen gehört auch ein gemütlich gestalteter Abend zum Programm. Statt einer Menükarte verteilen Sie doch spannende Fragen oder Thesen auf den Tischen, so bringen Ihre Gäste leichter ihre Gespräche in Gang.

Für den Überblick und das reibungslose Veranstaltungs-Timemanagement

Während der gesamten Veranstaltung behält Ihr Kern-Team mit Checklisten und einer Mappe mit allen Infos immer den Überblick. Ein paar Vorschläge haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Versuchen Sie Zeitüberschreitungen zu vermeiden. Eine 10-minütige Verzögerung bei der Anfangs-Session bringt Ihr gesamtes Zeitgerüst für den restlichen Tag ins Wanken. Wir empfehlen freundliche Countdowns oder das Einblenden der verbleibenden Zeit.

Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung – Halten Sie die Kommunikation am Laufen

Zu guter Letzt legen Sie nach einer erfolgreichen Veranstaltung nicht gleich die Beine hoch: Bedanken Sie sich bei Ihrem Team, den Speakern und allen die zum Erfolg beigetragen haben. Außerdem dehnen Sie die Kommunikation mit den Teilnehmern mit dem Verschicken von Bildergalerien und vielleicht dem nächsten Termin noch etwas aus. Neue Medien und die Social Media Kanäle sind nach der Veranstaltung ganz wesentlich zur Nachberichterstattung und Bewerbung der nächsten Veranstaltung.