Meetings mal anders

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Wie Sie Spaß und Effizienz in einem Raum vereinen

Kennen wir das nicht alle? Man sitzt in einem langweiligen Meeting und tut so, als ob man zuhören würde, während man insgeheim davon träumt, an einem weißen Sandstrand zu liegen und einen Cocktail zu schlürfen. Ja, Meetings sind manchmal ganz schön öde und monoton, aber sie sind ebenso unerlässlich für den Erfolg eines Unternehmens. Deshalb ist es wichtig, die Meetingkultur aufzupeppen und für mehr Effizienz und Produktivität zu sorgen – und wer sagt, dass man dabei nicht auch ein bisschen Spaß haben darf?

Hier sind ein paar Ideen, wie Sie Ihr nächstes Meeting zu einem unterhaltsamen Erlebnis machen:

Check in & Check out

Vergessen Sie zunächst die langweiligen Projektdetails – mit der “Check-in Methode” lassen Sie alle erstmal ankommen. Stellen Sie ein paar lustige Fragen, wie “Bist du bereit für dieses Meeting-Abenteuer oder wärst du gerade lieber in deinem Pyjama zuhause auf der Couch?” oder “Hast du genug Kaffee intus, um die nächste Stunde zu überleben?”. Das bricht das Eis und alle können sich etwas auflockern und auf die bevorstehende Sitzung einstimmen. Und am Ende des Meetings gibt es dann ein “Check out”, um zu sehen, ob die Erwartungen des Meetings erfüllt wurden oder ob alle nur froh sind, dass es vorbei ist.

Timeboxing

Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich Dinge immer so lang ausdehen, wie Zeit dafür vorhanden ist. Sehr effizient ist das aber leider nicht. Durch Timeboxing steigern Sie die Produktivität, indem Sie bestimmte Zeitlimits für jeden einzelnen Punkt des Meetings festlegen. Das hilft Ihnen, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren und schneller Ergebnisse zu erzielen. Übrigens, der Zeitpunkt des Meetings macht auch einen signifikanten Unterschied bezüglich der Aufnahmefähigkeit und Konzentration. Vermeiden Sie Meetings nach dem Mittagessen oder kurz vor Feierabend, wenn alle schon mit den Gedanken woanders sind.

Pizza für alle

Jeff Bezos, der Meister des E-Commerce, hat eine geniale Methode, um bei Meetings in kurzer Zeit Ergebnisse zu erzielen. Er sagt, dass die Anzahl der Teilnehmer in einem Meeting nicht größer sein sollte als die Anzahl der Leute, die zwei große Pizzen essen können. Weniger Leute bedeutet weniger Meinungen und schnellere Entscheidungen. Klingt nach einer köstlichen Art, Dinge voranzutreiben!

Memo statt PowerPoint

Jeff Bezos schwört ebenso auf die “Methode der sechseitigen Memos”. Bei ihm wird der Beginn jedes Meetings mit einem ganz besonderen Ritual eingeleitet: alle Teilnehmer setzen sich an den Tisch, nehmen sich eine halbe Stunde Zeit und lesen still das Memo/Protokoll. Es entsteht eine einzigartige Atmosphäre der Aufmerksamkeit und Vorbereitung. Und dann beginnt die Diskussion! Sie werden staunen, wie viel effektiver diese Methode im Vergleich zur herkömmlichen Powerpoint-Präsentation ist.

Stand Up Meetings

Vergessen Sie gemütliche Sessel und die Gefahr des Einschlafens während eines Meetings. Meetings im Stehen sind wie ein Energieschub für die Produktivität. Sie verleihen dem Ganzen einen dynamischen Touch und halten die Leute davon ab, in den Entspannungsmodus abzudriften. In der Regel dauern sie nur 15 Minuten und sind perfekt, um den aktuellen Stand der Dinge zu besprechen und Herausforderungen aus dem Weg zu räumen.

Diskussionsradl

Diskussionen sind effizienter, wenn man sie in kleinen Gruppen führt. Um in kurzer Zeit viel qualitativen Inhalt zu erreichen, teilen Sie das Team in zwei oder mehr Gruppen auf, die von Thema zu Thema und damit von Tisch zu Tisch wandern. Jede Gruppe diskutiert ein bestimmtes Thema und notiert die Ideen und Ergebnisse. Am Ende werden alle Inhalte zusammengeführt.

It's all about mystery...

Für die Mutigen unter Ihnen gibt es das Mystery Meeting. Ohne Vorankündigung oder Themennennung laden Sie die Teilnehmer zu einem Meeting ein. Gestalten Sie die Einladung auf kreative Weise und erzeugen Sie dadurch Spannung. Es könnte eine Postkarte, eine e-Card oder ein mysteriöser Aushang am schwarzen Brett sein. Hauptsache, es ist anders als eine gewöhnliche E-Mail. Das Meeting selbst sollte jedoch eine klare Agenda haben und zu einem Ergebnis führen 😉

So, das waren ein paar Tipps, wie Sie Meetings aufpeppen und gleichzeitig effizient gestalten können. Probieren Sie sie aus und haben Sie Spaß dabei! Meetings müssen nicht langweilig sein. Mit ein wenig Humor und Innovation holen Sie das Beste aus ihnen heraus.

Expertentipp

Mit dieser Checkliste, ausreichend Zeit und ein bisschen Organisationstalent gelingt bestimmt jedes Seminar oder Meeting in Ihrer Firma.