Natürlich ist man nach einer gelungenen Veranstaltung einmal froh kurz durchatmen zu können oder einfach nur einmal die Beine hochzulegen. Gönnen Sie sich diese wohl verdiente Verschnaufpause und nehmen Sie dann folgende Punkte in Angriff:
Wer Danke sagt…
Um einen Kongress, eine Tagung oder eine Konferenz erfolgreich über die Bühne zu bringen, bedarf es vieler kleiner Rädchen die ineinander greifen. Ihr Team und alle Mitarbeiter sind die Säulen auf die Sie Ihr Event aufbauen. Ohne jemanden, der noch um 23.00 Uhr einer Spedition die Tür öffnet, einen Flughafentransfer in letzter Minute organisiert oder dafür sorgt, dass die Besucher auf Ihrem Kongress mit einem Lächeln begrüßt werden, geht es nicht.
Nehmen Sie sich etwas Zeit um Danke zu sagen. Diese Art der Anerkennung ist viel Wert – vor allem, wenn Sie das nächste Event planen und sich auf Ihr Team wieder genau so verlassen wollen. Abgesehen davon wächst durch die Wertschätzung des eigenen Teams die Motivation für eine solche Leistungsbereitschaft. Vergessen Sie auch nicht auf Techniker, Zulieferer und Hilfskräfte, die ebenfalls ihren Beitrag zu einer gelungenen Veranstaltung liefern.
Wenn es das Budget zulässt, können Sie Ihr Hauptteam beispielsweise zum Essen einladen. So kann man die Veranstaltung nicht nur noch einmal revue passieren lassen sondern noch dazu den Teamgeist fördern.
Reflektieren und Analysieren
Um herauszufinden, was besonders gut gelaufen ist, oder wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt, sollten Sie sich genügend Zeit nehmen um die gesamte Veranstaltung inkl. Vorbereitungszeit noch einmal genau zu analysieren.
Gehen Sie mit Ihren Kollegen alle wichtigen Punkte durch und holen Sie sich ausreichend Feedback. Vielleicht ist dem einen oder anderen etwas aufgefallen, das man bei der nächsten Tagung, Messe oder Roadshow noch optimieren könnte. Das spart nicht nur Zeit sondern auch Geld.
Wichtig ist, das Besprochene schriftlich festzuhalten, damit gerade kleine Details bis zum nächsten Mal nicht verloren gehen.
Teilnehmer an Ihre Veranstaltung binden
Bei Kongressen, Conventions und anderen Großveranstaltungen haben Sie Möglichkeit mit vielen Menschen in Kontakt zu bleiben. Schicken Sie eine kurze Zusammenfassung und interessante Links zu gehaltenen Vorträgen an Ihren Besucherverteiler. So können die Teilnehmer diese Links auch an Kollegen weiterschicken, die selbst nicht bei der Veranstaltung waren. Das steigert Ihre Reichweite und kann ein Ansporn für diese Personen sein, bei der nächsten Veranstaltung auch dabei zu sein.
Denken Sie bereits während der Veranstaltung daran genügend Bildmaterial – auch von den Teilnehmern – zu sammeln. Mit geschützten Galerien oder über die Social Media Kanäle erinnern Sie Ihre Besucher so an eine gesellige Veranstaltung, bei der neue Kontakte geknüpft werden konnten.
Außerdem machen Bilder immer einen guten Eindruck, gerade wenn Sie zukünftige Besucher für die nächste Convention oder Tagung begeistern wollen.
Ihre Investition für die Zukunft – Daten und Adressen
Um für die nächste Großveranstaltung gut gerüstet zu sein, sollten Sie darauf achten, das von Ihnen gesammelte Material (z.B.: Kostenaufstellungen, Teilnehmerlisten, Kontaktdaten von Speakern…) gut und übersichtlich zu archivieren.
Zu diesen Daten gehören auch sorgfältige und genaue Aufzeichnungen über alle Ein- und Ausgaben:
Budget Check
- Sind Sie mit dem geplanten Budget ausgekommen?
- Wo kann man noch einsparen?
- Warum mussten Sie in dem einen Bereich dann doch mehr ausgeben als geplant?
- Sind Sie Sponsoren oder Förderern noch einen detaillierte Kostenaufstellung schuldig?
Wenn Sie alle diese Punkte beachten, steht der nächsten gelungenen Veranstaltung nichts im Weg.