Weihnachtsfeiern planen & organisieren – unsere Tipps

Die jährliche Weihnachtsfeier oder die Jahresabschlussfeier ist immer wieder eine Herausforderung. Man möchte den Mitarbeitern vielleicht nicht jedes Jahr das selbe Programm bieten und hofft natürlich, dass die Feier jedem in guter Erinnerung bleibt. Es ist die ideale Gelegenheit sich zu bedanken, einander besser kennen zu lernen und auf die Erfolge des vergangenen Jahres anzustoßen.

Anstoßen

Es muss viel vorbereitet und organisiert werden, Entscheidungen müssen getroffen werden, und am Besten beginnt man bereits mit der Planung für die Weihnachtsfeier ein Jahr im Voraus.

Damit Sie es sich etwas leichter machen können, haben wir Ihnen hier einen kleinen Guide zusammengestellt.

Das Grundgerüst Ihrer erfolgreichen Weihnachtsfeier: Budget und Gäste

Egal ob Firma oder Verein, das Wichtigste ist als Erstes das Budget festzulegen. Das können Sie entweder mit einer maximalen Summe machen, die Sie ausgeben möchten, oder Sie bekommen ein Budget pro Gast vorgegeben. Logisch, dass sich danach alle weiteren Entscheidungen richten. Erstellen Sie am besten ein Dokument (vielleicht ein Excel-Sheet), in dem Sie das Budget festhalten. Während der Planung können Sie hier dann alle geplanten Ausgaben eintragen und behalten den Überblick.

Besonders wenn Sie pro Kopf kalkulieren, sollten Sie schon sehr früh festlegen, wen Sie zur Weihnachtsfeier einladen möchten. Klassisch ergeht die Einladung an alle Mitarbeiter. Hier können Sie noch erwägen pensionierte oder zukünftige Kollegen einzuladen. Ergeht die Einladung auch an Begleitpersonen? In manchen Fällen hat es sich auch bewährt Geschäftspartner wie zB Lieferanten oder Kunden bei der Feier dabei zu haben. Hier kann im entspannten Rahmen vielleicht die Geschäftsbeziehung vertieft werden. Gerade wenn Sie auf Empfehlungen angewiesen sind, sollten Sie diese Variante in Betracht ziehen. Vergessen Sie aber nicht, dass die Weihnachtsfeier hautpsächlich ein Danke an die Mitarbeiter sein sollte.

Tannenbaumzweig mit Kugel

Ihre Weihnachtsfeier gut durchdacht: Restaurant, Catering, Programm,…

Hat man Budget und Gästeliste fixiert kann man auch schon zur Detailplanung übergehen. Hier ist die wesentliche Entscheidung ob man im Büro oder am Firmengelände feiert, oder ob man eine Location mietet die allen Ansprüchen gerecht wird. Viele Restaurants und Veranstaltungsorte bieteten bereits Rundumpakete, die Sie in der Organisation entlasten. Wer die individuelle Planung vorzieht sollte aufjedenfall rechtzeitig damit anfangen. Im Idealfall mieten Sie bereits 1 Jahr bis 6 Monate im Voraus die gewünschte Location. Keine Angst, falls Sie dennoch etwas zu spät dran sind haben Sie aber noch immer den Vorteil günstige Resttermine ergattern zu können.

Lassen Sie sich auf jedenfall die Reservierungen immer schriftlich bestätigen. Das erspart allen Beteiligten viel Ärger und beugt Missverständnisse vor. Die wichtigsten Punkte sind sicher die Location, das Essen, das Programm, der Fotograf und ggf. die Weihnachtsgeschenke.

Beim Essen sollten Sie jedenfalls an Alternativen für Allergiker und Vegetarier denken. Sie könnten zB bereits im Terminaviso an die Mitarbeiter um dementsprechende Hinweise bitten. Generell empfiehlt es sich schon längere Zeit vorab ein Terminaviso auszuschicken und um Antwort zu bitten. Somit haben Sie schnell die Gästeliste vervollständigt und können genauer planen und budgetieren. Eine schöngestaltete Einladung sollten Sie dann ca. 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung verschicken. Informieren Sie an dieser Stelle über Ort, Programm, Dauer, An- und Abreisemöglichkeiten und vielleicht sogar über den gewünschten Dresscode. Ihre Kollegen sind Ihnen für solche Tipps bestimmt dankbar.

Sobald Sie die Location und das Programm fixiert haben sollten Sie vor Ort klären ob alle technischen Möglichkeiten vorhanden sind oder ob noch etwas organisiert werden muss. Licht, Ton, Leinwand und Beamer sind die MustHaves die Sie bereits vor der fixen Reservierung abklären sollten, da dieses Equipment ansonsten Ihr Budget sprengen könnte.

Bei der Veranstaltung selbst sollten Sie darauf achten, dass jeder den richtigen Platz findet. Platzkärtchen oder Tischzuweiser sind hier die beste Lösung. Oder man geht zur saloppen freien Platzwahl über. Überlegen Sie ob es nicht von Vorteil sein könnte die Führungskräfte am selben Tisch mit den anderen Mitarbeitern zu setzen. Hier sollte man nicht künstlich Distanz aufbauen.

tischgedeck

Bei Ansprachen und Reden ist es immer sehr sympathisch wenn man sich eher kurz hält und dafür pointiert spricht. Im Vordergrund sollte das persönliche Gespräch stehen. Mitarbeiter schätzen es sehr, wenn ihre Vorgesetzten sich dafür die Zeit nehmen. Diese sollten von Tisch zu Tisch gehen und den Kontakt suchen.

Inspiration und Ideen für eine außergewöhnliche Weihnachtsfeier

Der Besuch eines Adventmarktes kann, gerade für kleine Runden, immer ein sehr schöner Auftakt für eine Weihnachtsfeier sein. Vielleicht buchen Sie gleich eine Adventreise für Alle. Viele Destinationen bieten Packages bei denen sogar eigens ein Adventmarkt für Ihre Mitarbeiter geöffnet wird. Auch Varianten wie Schlittschuhlaufen oder Eisstockschießen haben sich bewert und bringen etwas Schwung in Ihre Weihnachtsfeier. Gemütlich und stimmungsvoll sind auch geführte Fackelwanderungen. Achtung: Bei Outdooraktivitäten unbedingt in der Einladung den passenden Kleidungshinweis geben!

Eislaufen

Auch eine Weinverkostung nach dem Essen kann ein exklusives Erlebnis für Ihre Gäste sein. Oder Sie setzen auf Mottoparties. Viele Restaurants bieten Abende mit Dinner & Crime. So kommen auch Kollegen ins Gespräch die vielleicht unterjährig nicht so viel miteinander zu tun haben. Kleine Gruppen könnten auch das Weihnachtsmenü selber bei einem Kochkurs zubereiten.

Haben Sie für den gewünschten Termin keine Location gefunden? Dann machen Sie doch einfach einen Weihnachtsbrunch.

Nach der Feier ist vor der Feier

Haben Sie den großen Abend aufgrund der guten Planung entspannt hinter sich gebracht vergessen Sie nicht ausgewählte Fotos der Veranstaltung an Ihre Mitarbeiter zu schicken oder zum Download zur Verfügung zu stellen. Auch das Restaurant und die Lieferanten freuen sich über ein paar Dankeszeilen. Waren alle zufrieden und möchten Sie im nächsten Jahr die selbe Location oder die selben Lieferanten buchen? Dann könnten Sie bereits nach der Weihnachtsfeier für das nächste Jahr vorreservieren.