Damit Sie keinen wichtigen Schritt bei Ihrer Planung vergessen, haben wir für Sie eine Checkliste für Weihnachtsfeiern zusammengestellt. Somit wissen Sie genau, wann Sie was noch zu erledigen haben:
1 Jahr bis 6 Monate davor:
- Termin und Uhrzeit für die Weihnachtsfeier festlegen
- Budget bestimmen
- Zuständigkeiten klären
- Ideen sammeln
- Terminaviso Mitarbeiter (Anzahl der Teilnehmer festlegen)
- Location reservieren
- Angebote für Catering, Musik, Technik, Fotografie und Rahmenprogramm einholen
- Angebote prüfen (achten Sie auf Zahlungsbedingungen, Versicherungen und Fristen)
- Aufträge erteilen
- An- und Abreisemöglichkeiten klären und wenn notwendig reservieren
3 bis 2 Monate davor:
- Besichtigung der Location
- Abstimmung des Menüs/Buffets und der Getränke
- Dekoration (wenn nicht von der Location bereitgestellt)
- Ablauf mit den Verantwortlichen abstimmen und der Location und den
- Lieferranten mitteilen
- Einladungsliste vervollständigen und absegnen lassen
1 Monat davor:
- Einladungen verschicken
- ggf. an Ansprachen erinnern
- Präsentationen/Fotoshow vorbereiten
2 Wochen bis 1 Woche davor:
- Check der Reservierungsbestätigungen
- Teilnehmerliste erstellen
- Location, Catering, Fotograf,… über den endgültigen Ablauf informieren
- evtl. Generalprobe durchführen