Die richtige Location für Ihren Kongress

Bei der Auswahl der richtigen Locations für Kongresse, Conventions, Messen oder Tagungen gibt es viele Kriterien. Um Ihnen die Suche nach möglichen Veranstaltungsorten zu erleichtern, stellen wir Ihnen Filter zur Verfügung, um das vorhandene Angebot zu selektieren.

Finden Sie Locations, die für Ihre Zwecke passen könnten. Sie haben die Möglichkeit diese als Favoriten in einer Merkliste speichern. Über das Anfrageformular kommen Sie direkt zu unseren Partnern, wir sind keine Vermittler und verlangen daher auch keine Provisionen. Sie erhalten immer den gleichen Preis. Es freut uns natürlich wenn Sie bei Ihrer Anfrage erwähnen, dass Sie über unsere Seite auf Ihre Wunschlocation aufmerksam geworden sind.

Die Wahl der passenden Location

Die Anforderungen zur Raumaufteilung richtet sich danach, ob die Teilnehmer in Gruppen aufgeteilt werden, um an Workshops, BarCamps und exklusive Formaten teilzunehmen. Diese benötigen meist kleinere Einheiten als zB die Begrüßung und das Abschlussprogramm. Räumlichkeiten lassen sich bei vielen Locations bzgl. Anzahl und Größe an Ihr Programm und die Nachfrage der Vorträge anpassen.

Damit sich Ihre Besucher bei Ihrem Kongress oder Ihrer Tagung wohlfühlen, muss die Lichtstimmung veränderbar sein. Tageslicht schafft eine angenehme Atmosphäre, kann aber bei Präsentationen störend sein – darum auf Verdunkelungsmöglichkeiten achten.

Qualitätskriterien für die Locationwahl

Lärm ist abgesehen von Licht ein Faktor, den man selbst nicht beeinflussen kann. Besuchen Sie potentielle Locations im Vorhinein und achten Sie auf störende Umgebungsgeräusche. Wenn Trennwände im Spiel sind, fragen Sie nach deren Schallisolierung. Eine gute Akustik  und eine passend dimensionierte Tonanlage gehören zu einer gelungenen Veranstaltung.

Die angemessen Klimatisierung ist ebenso selbstverständlich wie gepflegte Toilettenanlagen.

Checken Sie auch die Anlieferungsmöglichkeiten, Laderampen oder inwieweit Sie Ihr Equipment dorthin schaffen können, wo es hin gehört.

Überlegen Sie, ob Sie Besucher erwarten, die nur eingeschränkt mobil sind. Barrierefreie Zugänge und behinderten gerechte Sanitäranlagen sind ein Must-Have. Aber auch Teppiche und zu hohe Tische beim Buffet, könnten unangenehme Situationen schaffen.

Raum für Pausen und Networking

Nicht nur die eigentlichen Veranstaltungsräume sind von Belang. Eine gelungene Großveranstaltung hat einen oder mehrere Bereiche für Buffets, Networking und Rückzugsmöglichkeiten während der Pausen. In den warmen Monaten ist der Außenbereich ein attraktiver Erholungsort – nicht nur für Raucher.

Kostenloses WLAN im gesamten Tagungs- und Kongressbereich ist fast schon obligatorisch.

Zeit zum Entspannen und Abschalten bietet ein Rahmenprogramm, das entweder fixer oder variabler Bestandteil der Veranstaltung ist.

Entdecken Sie mit Ihren Besuchern und Gästen die Besonderheiten der Stadt oder Region. Egal ob eine entspannte Weinverkostung am Abend oder ein Adrenalinschub beim “Flying-Fox” am Tag vor dem großen Event. Ein gut zusammengestelltes  Rahmenprogramm bleibt Ihren Gästen jedenfalls in Erinnerung.

Kulinarische Pausen bei Großveranstaltungen

Verpflegen Sie Ihre Teilnehmer individuell und liebevoll. Setzen Sie auf regionale Spezialitäten und frische Produkte und bieten Sie nicht die Standardverpflegung, wenn Ihre Veranstaltung in guter Erinnerung bleiben soll. Egal ob Ihre Veranstaltungslocation eine Küche bietet oder Sie einen Caterer engagieren, sorgen Sie für Abwechslung und Qualität.

Für ausreichend Getränke, Kaffee und Tee sollte sowieso rund um die Uhr gesorgt sein, auch hier empfehlen wir frisches Quellwasser und Säfte vom Bauern.

Mobiliar und Technik vor Ort

Zur Pflichtausstattung einer Location für Kongresse, Messen und Tagungen gehören:

• WLAN
• Stromanschlüsse
• Leinwände
• Aufhängungen für Technik wie Lautsprecher und Licht (Belastung?)
• ggf. Technik für Liveübertragungen

Weiters zu prüfen sind die

• Bestuhlung
• Pinnwände
• Whiteboard
• Flipchart
• Bühnenelemente
• Rednerpult
• Laptop und Beamer
• Lautsprecher/Mikrofone

Alternativ müssen Sie sich rechtzeitig um deren Miete und die rechtzeitige Lieferung kümmern.

Erreichbarkeit und Nächtigungsmöglichkeiten

Sollten Sie internationale Gäste erwarten, legen Sie Wert auf die Nähe des nächsten Flughafens. Prüfen Sie auch Erreichbarkeit mit PKW, Bus oder Zug bei schlechten Witterungsbedingungen wie hohem Schnee oder auch Stau an Landesgrenzen. Das “Forum Alpbach” zeigt, dass gelungene Veranstaltungen nicht immer in Ballungszentren stattfinden müssen, vorausgesetzt ein gutes Mobilitätskonzept begleitet die Veranstaltung.

Wenn Ihre Besucher mit dem eigenen Fahrzeug anreisen, bieten Sie Informationen zu nahegelegenen Parkmöglichkeiten.

Bei mehrtägigen Veranstaltungen sind die Nächtigungsmöglichkeiten in der unmittelbaren Umgebung essentiel. Häuser unterschiedlicher Preiskategorien sind empfehlenswert. Halten Sie aber immer einen gewissen Qualitätsstandard, auch wenn Ihre Besucher die Zimmer für nur ein paar Stunden sehen. Ihre Wunschlocation hat mit Sicherheit bereits Erfahrung mit der Unterbringung und gibt gerne Tipps und Empfehlungen dafür an Sie weiter.

Tipp: Profis vor Ort unterstützen Sie bei der Organisation

Profitieren Sie von den Erfahrungswerten der Eventmanager Ihrer gewählten Location. Stellen Sie bereits im Vorfeld sicher wer Ihnen zur Seite steht, sollte es während der Veranstaltung Probleme oder Fragen geben. Das kann ein technisches Problem sein, genauso wie die mögliche Anlieferung Ihres gemieteten Equipments, die sich am Abend vor der Veranstaltung vielleicht um 2 bis 3 Stunden verzögert.

Wir hoffen Sie finden die passende Location für Ihren Kongress, Ihre Tagung oder Ihre Konferenz auf einfach-feiern.at. Bei der Planung und Organisation unterstützen Sie unsere Tools – und das völlig kostenfrei. Probieren Sie es einfach aus…